Introduction #
Dans la plupart des cas, vous aurez des contacts à importer dans votre compte CentrixOne. Ces contacts peuvent provenir de différentes sources, telles que votre boîte courriel, votre cellulaire, votre ancien CRM, votre système comptable ou autres logiciels.
À noter que, si vous décidez de synchroniser votre logiciel Acomba ou QuickBooks avec CentrixOne, vos contacts seront automatiquement visibles dans le CRM.
Avant de procéder à l’importation, vous devez d’abord regrouper vos listes de contacts dans un même fichier Excel et uniformiser l’écriture, soit le format de vos données. Profitez-en pour faire le ménage de vos contacts et ainsi importer une base de données à jour !
Étape # 1 : préparer le fichier Excel #
Cliquez ici pour télécharger le gabarit Excel préformaté pour le CRM CentrixOne. Ensuite, copiez-collez-y vos données en texte brut (raccourci clavier « CTRL + MAJ + V » ou bouton de droit sur la souris). Nous verrons bientôt à quoi servent les colonnes « Champ personnalisé » présents dans le gabarit.
De base, CentrixOne permet uniquement d’importer des contacts. Toutefois, pour importer des comptes qui n’ont pas de contacts, ajoutez simplement une information relative à la fiche contact, telle qu’une adresse courriel ou un numéro de téléphone et le tour est joué ! D’ailleurs, comme une campagne courriel ne peut être envoyée qu’à des contacts, cette astuce vous sera grandement utile.
Vérifiez la configuration de votre fichier Excel :
- Le fichier doit être enregistré au format .xlsx via le logiciel Excel ou Google Sheet (le logiciel Numbers d’Apple n’est pas compatible)
- Un seul contact par ligne
- Pour les contacts appartenant à une même société, tous les champs relatifs à la société (nom, adresse civique, etc.) doivent être écris exactement de la même façon (sans espace superflu avant ou après l’information) pour éviter que plusieurs sociétés distinctes soient créées
- Chaque information doit être séparée dans une colonne distincte (prénom, nom, adresse civique, ville, province, etc.)
- Aucun retour de ligne (sauf pour les notes), retour de ligne forcé ou tabulations
- Il est fortement recommandé que vos données soient uniformisées (ex : Montréal, Montreal, MTL / 514 444-3333, 5144443333, 514-444-3333)
- Le format des dates doit être le suivant : AAAAMMJJ (ex : 20200709)
Étape # 2 : créer les champs personnalisés dans le CRM #
Par défaut, le CRM CentrixOne vous offre la possibilité d’importer des données dans une vaste gamme de champs de base. Il est toutefois possible que vous deviez importer des données additionnelles qui ne feraient pas parti des champs disponibles par défaut. Pour ce faire, avant l’importation, suivez ce guide pour créez vos champs personnalisés dans CentrixOne.
Une fois les champs créés dans CentrixOne, dans votre fichier Excel, renommez les colonnes « champ personnalisé » par le nom de vos champs et assurez-vous de respecter le bon formatage :
- Pour un champ de type Liste déroulante, écrivez la valeur exactement de la même façon que dans le CRM
- Pour un champ de type Choix multiples, pour ajouter une seule valeur, écrivez la valeur exactement de la même façon que dans le CRM et pour écrire deux valeurs ou plus, séparez-les par deux « ; » (ex : Bleu;;Vert;;)
Étape # 3 : importer les données #
- Cliquez sur le module Paramètres
- Cliquez sur le sous-module Importation de données
- Cliquez sur Choisir le document
- Cliquez sur Charger
- Sélectionnez la liste dans laquelle importer vos données ou créez une liste
- Cliquez sur Prochaine étape
- Vérifiez l’association des champs relatifs au contact
- Vérifiez l’association des champs relatifs au compte
- Cliquez sur Importer données
- Choisissez l’option désirée entre Utiliser le courriel * ou Ne pas utiliser le courriel
- Une fois l’importation terminée, cliquez sur Ok
* Important
L’option « Utiliser le courriel » permet d’éviter de créer des doublons. Toutefois, pour l’utiliser, tous vos contacts doivent avoir une adresse courriel distincte. Si un contact n’a pas d’adresse courriel ou si deux contacts ont la même adresse courriel, vous ne pouvez pas utiliser cette option.
Si cette option est utilisée et que le contact existe déjà dans votre compte CentrixOne, mais qu’il ne fait pas parti de la liste dans laquelle vous importez vos données, alors le système va créer une copie de ce contact. Lorsque vous mettrez à jour les informations dans cette copie, elles seront aussi mises à jour dans le contact original.
