Introduction #
Dans le CRM CentrixOne, vos clients sont répartis dans 2 modules interreliés, soit Contacts et Comptes. Les comptes regroupent vos sociétés, compagnies et entreprises.
Vous pouvez travailler uniquement avec des contacts (B2C : business to customer), uniquement avec des comptes (B2B : business to business) ou avec les deux.
À noter que la visibilité des contacts et des comptes varie selon les listes que vous avez activées dans le module Listes ainsi que selon les droits octroyés à votre utilisateur.
Concernant l’écriture du numéro de téléphone, lorsque vous recherchez un numéro de téléphone, le système effectue la recherche en ignorant les caractères qui ne sont pas des chiffres. Vous pouvez donc indiquez le format de votre choix.
Table des matières #
Astuce : pour accéder rapidement à une section précise du guide, cliquez sur l’un des titres ci-dessous.
Comment créer un contact ou un compte ? #
- Cliquez sur le module Contacts ou Comptes
- Cliquez sur le bouton + Ajouter contact ou + Ajouter compte
- Sélectionnez la liste dans laquelle vous souhaitez le créer
- Complétez les champs désirés (si vous ajoutez une adresse courriel, pensez à indiquer la langue de préférence pour l’envoi des courriels)
- Cliquez sur Sauvegarder
CONTACT :
COMPTE :
Comment créer une relation (raccourci d’accès) entre deux contacts ? #
Le CRM CentrixOne vous offre la possibilité de créer une relation, autrement dit, un raccourci afin de basculer rapidement entre deux fiches contacts. Cela pourrait être parce que le contact travaille désormais pour une autre compagnie ou bien parce qu’un des contacts travaille au siège social et l’autre contact dans une succursale.
- Cliquez sur le module Contacts
- Dans la section Relations, cliquez sur le +
- Entrez le nom du contact avec lequel vous désirez l’associer, puis cliquez sur l’icône de loupe
- Dans la liste déroulante, cliquez sur le nom du contact approprié
Pour basculer entre deux fiches clients via la section Relations, cliquez sur le nom du contact. Pour supprimer une relation, cliquez sur l’icône de corbeille pour la rendre rouge, attendez une seconde, puis cliquez à nouveau pour confirmer la suppression.
Comment interroger le CRM pour bonifier la fiche d’un contact ? #
Via une fiche contact dans le CRM CentrixOne, vous pouvez accéder à la fonction de bonification du contact en autant que la fiche contiennent minimalement une adresse courriel.
Une fois la fonction déclenchée, le système compile toutes les informations publiques disponibles sur le web et les réseaux sociaux qui sont liées à l’adresse courriel du contact. Si les informations sont privées et donc non accessibles ou que le contact n’a créé aucun compte associé à cette adresse courriel, le système ne vous affichera aucune donnée.
L’avantage de cette fonction, c’est que vous pouvez créer un contact contenant uniquement une adresse courriel, puis utiliser la bonification du contact pour obtenir les informations manquantes en seulement quelques secondes.
Voici les informations de base qui sont recherchées via cette fonction :
- Prénom
- Nom
- Titre
- Société
- Liens vers les réseaux sociaux
- Adresse postale
- Numéros de téléphone
- Secteur d’activité
Comment activer la fonction de bonification d’un contact ? #
- Cliquez sur le module Contacts
- Recherchez le contact approprié, puis cliquez sur son nom
- Assurez-vous que le contact a une adresse courriel (cliquez sur le bouton Modifier au besoin)
- Cliquez sur cette icône
pour activer la fonction - Cochez les cases des informations que vous désirez ajouter dans la fiche du contact
- Cliquez sur le bouton Bonifier le contact
Comment ajouter un contact dans un compte déjà existant ? #
Vous devez créer le contact directement via la fiche du compte approprié. À noter qu’une fois le contact créé, il n’est plus possible de l’associer ou de le réassocier à un autre compte ni de le dissocier d’un compte existant. Un contact ne peut être associé qu’à un seul compte à la fois.
- Cliquez sur le module Comptes
- Recherchez le compte approprié, puis cliquez sur son nom
- Dans la section Contacts, cliquez sur le bouton +
- Complétez les champs désirés (si vous ajoutez une adresse courriel, pensez à indiquer la langue de préférence pour l’envoi des courriels)
- Cliquez sur Sauvegarder
- Cliquez sur le nom de la société pour retourner à la fiche du compte
- Répétez les étapes 3 à 6 pour ajouter de nouveaux contacts associés à ce compte
Peut-on réassigner un contact à un autre compte ? #
Il peut arriver qu’un contact change d’employeur et doit donc être réassocié à une autre société (compte). Néanmoins, une fois que le contact est créé dans CentrixOne, il n’est plus possible de l’associer ou de le réassocier à un autre compte.
À noter que si vous modifiez le nom de la société indiquée dans la fiche du contact, vous allez aussi modifier cette information pour tous les contacts associés à ce compte.
De plus, si vous copiez le contact, puis que vous modifiez le nom de la société dans le contact copié, vous allez aussi appliquer ces changements dans toutes les copies de ce contact.
Dans ce cas, comment faire ?
Au lieu de supprimer le contact, nous vous recommandons plutôt de le conserver pour des fins d’historique, puis de créer un nouveau contact dans la fiche de la société (compte) appropriée.
Pour indiquer qu’un contact ne travaille plus pour une société, vous pouvez tout simplement écrire « A QUITTÉ » dans le titre du contact. En conservant le contact, vous conservez aussi l’historique des communications, des tâches et des opportunités associées à ce contact. Ces informations sont très pratiques lorsque vous discutez avec le remplaçant.
D’ailleurs, une fois le remplaçant connu, vous pouvez ajouter cette information dans le titre de la personne qui a quitté. Par exemple, vous pouvez indiquer ceci : « A QUITTÉ – REMPLACÉ PAR JOHN ». Ainsi, vous êtes en mesure de documenter le changement de personnel auprès de la société.
Comment modifier un contact ou un compte ? #
- Cliquez sur le module Contacts ou Comptes
- Recherchez le contact ou le compte approprié, puis cliquez sur son nom
- Cliquez sur le bouton Modifier
- Modifiez les informations désirées
- Cliquez sur Sauvegarder
CONTACT :
COMPTE :
Comment supprimer un contact ou un compte ? #
À noter que, lorsque vous supprimez un compte, vous supprimez aussi tous les contacts associés à ce compte.
Option # 1 : suppression unitaire
- Cliquez sur le module Contacts ou Comptes
- Recherchez le contact ou le compte approprié, puis cliquez sur son nom
- Vérifiez la présence de tâches (supprimez-les ou réassignez-les au compte, si applicable)
- Vérifiez la présence d’opportunités (supprimez-les ou réassignez-les)
- Cliquez sur le bouton Supprimer
- Choisissez l’option désirée (à noter que, si le contact est associé à un compte et qu’il est le seul contact restant dans ce compte, vous pouvez choisir l’option de supprimer le contact et son compte en même temps)
CONTACT :
COMPTE :
Option # 2 : suppression en lot
- Cliquez sur le module Contacts ou Comptes
- Filtrez votre liste selon le critère approprié
- Cliquez sur chaque contact ou compte pour vérifier s’ils ont des tâches d’associées (supprimez-les ou réassignez-les au compte) ou des opportunités d’associées (supprimez-les ou réassignez-les)
- Une fois votre vérification terminée, cliquez sur le module Contacts ou Comptes pour retourner à votre liste filtrée
- Cochez les cases situées à la gauche des contacts ou comptes à supprimer
- Cliquez sur le bouton Supprimer
- Choisissez l’option désirée (à noter qu’il est possible de choisir l’option de supprimer les comptes qui n’auront plus de contacts associés après cette suppression)
CONTACTS :
COMPTES :
Comment rechercher un contact ou un compte ? #
À noter que la recherche dans CentrixOne n’est pas sensible à la case majuscule ni aux accents.
Option # 1 : information de base
- Cliquez sur le module Contacts ou Comptes
- Cliquez sur la barre de recherche
- Écrivez l’une ou plusieurs des informations suivantes séparées par un espace : prénom, nom de famille, adresse courriel ou nom de la société
- Une fois terminé, cliquez sur la loupe
CONTACT :
COMPTE :
Option # 2 : information avancée
- Cliquez sur le module Contacts ou Comptes
- Cliquez sur la barre de recherche
- Choisissez l’indicatif désiré parmi ceux détaillés ci-dessous, puis écrivez-le dans la barre de recherche
- Titre = « t: » –> ex : t:Président
- Téléphone = « p: » –> ex : p:5142222222 (à noter que, pour utiliser cet indicatif, vous devez écrire le numéro sans espace ni caractères spéciaux)
- Représentant 1 ou 2 = « r1: » ou « r2: » –> ex : r1:john (si le nom d’utilisateur associé au représentant contient plusieurs mots, vous devez écrire l’un d’entre eux uniquement)
- Ville associée au compte = « c: » –> ex : c:Montr (à noter que vous pouvez aussi indiquer une valeur partielle au cas où l’information aurait été entrée de plusieurs façons)
- Adresse civique associée au compte = « a: » –> ex: a:lauzon (à noter que, pour utiliser cet indicatif, vous devez écrire un seul mot sans espace)
- Une fois terminé, cliquez sur la loupe
CONTACT :
COMPTE :
Comment filtrer les contacts ou les comptes ? #
À noter que la recherche dans CentrixOne n’est pas sensible à la case majuscule ni aux accents.
Lorsqu’un filtre personnalisé est créé, il est visible uniquement via l’utilisateur qui l’a créé. Les filtres sont propres à chaque module, donc un filtre créé dans le module Contacts ne sera pas visible dans le module Comptes.
- Cliquez sur le module Contacts ou Comptes
- Cliquez sur le menu déroulant Mes filtres
- Cliquez sur Ajouter un filtre
- Cliquez sur + Ajouter un critère
- Cliquez sur la section contenant votre condition
- Cliquez sur le critère approprié
- Choisissez la relation pour ce critère
- Indiquez la valeur
- Répétez les étapes 4 à 8 pour ajouter un nouveau critère
- Si vous ajoutez plusieurs critères, indiquez aussi la logique appropriée –> AND, OR, ( ) (à noter que « AND » = « ET » / « OR » = « OU »)
- Nommez le filtre
- Cliquez sur Terminé
CONTACTS :
COMPTES :
