Introduction #
Lorsque vous synchronisez votre logiciel Acomba Desktop, vous obtenez alors un accès à tous vos clients, soumissions, commandes et factures à même votre CRM CentrixOne.
C’est aussi très pratique pour créer du marketing par courriel intelligent (par exemple, cibler vos envois sur un produit acheté, une fin de garanti, etc.), pour obtenir une vue d’ensemble de vos opportunités, pour analyser vos prévisions de vente, pour comparer vos revenus d’une période à l’autre ou encore pour assurer une uniformité des données.
Table des matières #
Astuce : pour accéder rapidement à une section précise du guide, cliquez sur l’un des titres ci-dessous.
Comme synchroniser Acomba ? #
À noter que, si vous désirez faire du ménage dans votre compte Acomba et supprimer certains clients, vous devez le faire avant de démarrer votre première synchronisation.
L’installation du service de synchronisation avec Acomba se fait par un technicien de CentrixOne. Nous installons, à distance, le service sur votre serveur où est installé le logiciel Acomba. Si vous n’avez pas de serveur, il peut être installé directement sur votre ordinateur.
Lorsque vous synchronisez Acomba, les vendeurs sont automatiquement synchronisés comme utilisateurs inactifs dans CentrixOne. Pour créer un nouvel utilisateur, vous devrez d’abord créer un vendeur dans Acomba. Il sera alors synchronisé et vous pourrez l’activer dans CentrixOne. Une section de ce guide vous donnera plus de détails sur cette particularité.
Lors de l’installation du synchronisateur, vous pouvez déterminer le délai de synchronisation. Si vous avez un service de sauvegarde automatique de votre base de données Acomba, vous pouvez aussi prédéfinir une plage horaire pendant laquelle le service de synchronisation peut fonctionner. Vous éviterez alors de synchroniser pendant votre sauvegarde.
Une fois l’installation terminée, vous pouvez accéder au service de synchronisation pour vérifier l’état de votre synchronisation, les erreurs le cas échéant, arrêter ou redémarrer le service et forcer une synchronisation immédiate.
Comment fonctionne la synchronisation ? #
Lors de l’installation du service de synchronisation, vous devrez choisir entre une synchronisation bidirectionnelle des données clients, soit de Acomba vers CentrixOne et de CentrixOne vers Acomba ou une synchronisation unidirectionnelle, soit de Acomba vers CentrixOne uniquement. Au besoin, vous pourrez nous écrire à support@centrix.one pour modifier cette configuration.
(À noter qu’une synchronisation unidirectionnelle des données client empêchera toutes modifications des données contacts et comptes de la liste nommée Acomba et bloquera aussi les modifications des automatisations sur ces données.)
Concernant la synchronisation des soumissions, commandes, factures, stades de vente et catégories de revenu, en raison de la loi canadienne, nous sommes contraints de la rendre unidirectionnelle, soit de Acomba vers CentrixOne uniquement.
Qu’est-ce qui est synchronisé avec Acomba ? #
Informations de la fiche client :
- Nom (société)
- Adresse complète
- Site Internet
- Au soin de (contact primaire)
- Téléphone, télécopieur et cellulaire
- Adresse courriel principale
Les informations suivantes proviennent d’Acomba, se synchronisent dans la fiche du compte et sont non modifiables dans CentrixOne :
- Liste de prix
- Terme de paiement
- Numéro du client
- Escompte (rabais client)
- Territoire
Soumissions, commandes et factures (opportunités) :
Vous pouvez décider de ne pas les synchroniser.
- Titre (représente le numéro de la soumission, de la commande ou de la facture selon le cas)
- Stades de vente
- Groupes de produits
- Codes de produits et leur description
- Quantité
- Prix unitaire
- Frais de transport
- Escompte (rabais client)
- Total (avant taxes)
Stades de vente :
- Qualifiée = Soumission (40%)
- Avancée = Commande et commande ouverte (90%)
- Gagnée = Facture (100%)
Groupes de produits (catégories de revenu) :
À noter que les sous-groupes de produits ne sont pas synchronisés.
- Dans Acomba, ceux sous Inventaire > Groupes > Groupes de produits
Vendeurs (utilisateurs et représentants) :
La synchronisation des vendeurs est unidirectionnelle, soit de Acomba vers CentrixOne uniquement. Pour créer un nouvel utilisateur et donc un nouveau représentant dans CentrixOne, vous devez d’abord créer un vendeur dans Acomba, attendre qu’il se synchronise comme utilisateur dans CentrixOne, puis l’activer. Une section de ce guide vous donnera plus de détails sur cette particularité.
- Numéro
- Nom complet
Quelles sont les particularités à connaître lorsqu’on est synchronisé avec Acomba ? #
Utilisateur / Vendeur
Autant dans CentrixOne que dans Acomba, ne supprimez jamais un utilisateur ou un vendeur. Rendez-le simplement inactif. Aussi, ne réattribuez jamais un utilisateur à une autre personne. À la place, désactivez-le, puis suivez la procédure pour créer un nouvel utilisateur.
Liste protégée :
Une nouvelle liste protégée nommée Acomba s’affiche dans votre module Listes. Comme son nom l’indique, elle contient tous les clients synchronisés avec Acomba et ne peut pas être renommée ni supprimée.
Pour synchroniser un compte ou un contact, vous devez le créer, le déplacer ou le copier dans la liste nommée Acomba. À noter qu’un seul contact par compte est synchronisé, soit le contact le plus ancien.
Lorsqu’un nouveau client est créé dans CentrixOne, il est synchronisé dans Acomba avec le format de numéro client suivant :
20101019105725325
(année, mois, jour, heure, minutes, secondes, millisecondes)
Ce numéro client peut être modifié dans Acomba. Le cas échéant, il se mettra aussi à jour dans CentrixOne.
Contact primaire :
Dans la liste nommée Acomba, chaque contact synchronisé est identifié par un logo Acomba, visible uniquement dans le sommaire de leur fiche contact.
Données clients :
Par défaut, il n’est pas possible de modifier les informations des comptes ou contacts associés à la liste nommée Acomba. Pour permettre la modification, veuillez suivre les étapes dans ce guide.
Suppression :
Tous les comptes et contacts appartenant à la liste nommée Acomba ne peuvent pas être supprimés, car leur identifiant (CardPos) respectif est utilisé par le synchronisateur.
Par le fait même, dans votre logiciel Acomba, veuillez ne pas supprimer de clients. À la place, désactivez-les pour éviter de briser votre service de synchronisation. Le cas échéant, des frais de réparation pourraient alors être exigibles.
Catégories de revenu :
Dans votre compte Acomba, ne supprimez pas les catégories de revenu, car elles sont synchronisées avec CentrixOne. À la place, désactivez-les.
Stades de vente :
Dans le CRM CentrixOne, lorsque votre compte est synchronisé avec le système Acomba, des stades de vente précis sont automatiquement créés, puis utilisés par l’API de synchronisation.
Ne supprimez ou ne renommez jamais l’un des stades de vente suivant : « Contrat » (applicable seulement pour Acomba avec le module de facturation automatique), « Soumission », « Commande », « Commande ouverte » et « Facture ».
Mise à jour
Une fois par semaine, vérifiez que votre système Acomba et le service de synchronisation avec CentrixOne sont à jour.
Si une mise à jour est disponible, veuillez toujours effectuer celle du système Acomba (si applicable) avant celle du service de synchronisation avec le CRM CentrixOne. Veillez à mettre à jour le logiciel Acomba sur votre serveur ainsi que sur tous les postes de travail.
Comment réparer la synchronisation entre CentrixOne et Acomba lorsque le chemin d’accès au dossier source a été déplacé ou modifié ? #
Procédure
- Vous devez avoir accès au serveur sur lequel la base de données Acomba ainsi que notre service de synchronisation sont installés. Je parle ici d’un accès complet avec un contrôle direct ou à distance; pas simplement un accès à un disque partagé.
- Trouvez le Service SyncAcomba_NomDeVotreCompagnie sur le bureau, ouvrez le et cliquez sur Arrêter.
- Ouvrez le Bloc-notes en mode administrateur. Vous pouvez chercher Bloc-notes dans la barre de recherche Windows, faire un clic droit dessus et sélectionner Exécuter en tant qu’administrateur.
- Dans le Bloc-notes, allez ouvrir le fichier SyncAcomba.ini qui devrait normalement se trouver dans le dossier Program Files (x86) ou Fichiers de programmes (x86) et ensuite dans SyncAcomba_NomDeVotreSociété. Le fichier .ini ne sera pas visible par défaut. Il faut sélectionner Tous les fichiers dans les types de fichiers à afficher.
- Allez trouver la ligne commençant par CompanyPath= et remplacer ce qui vient après le = pour y mettre le nouveau dossier de la compagnie en cours.
- Retournez dans le service SyncAcomba_NomDeVotreSociété sur le bureau et cliquez sur Démarrer.
Comment modifier le nom de mes représentants lorsque mon compte CentrixOne est synchronisé avec Acomba ? #
Dans CentrixOne, un représentant est en fait un utilisateur. Tous les vendeurs Acomba apparaissent donc dans CentrixOne comme des utilisateurs. Selon vos abonnements, ces utilisateurs seront actifs ou inactifs. Un utilisateur inactif peut tout de même être attribué dans une tâche ou une opportunité.
Note
Vous ne pouvez pas supprimer un utilisateur synchronisé avec Acomba. Vous pouvez toutefois le rendre inactif au besoin.Pour modifier le nom d’un utilisateur / représentant :
- Cliquez sur le module « paramètres »
- Assurez-vous d’être dans la sous-section « utilisateurs », puis cliquez sur le nom du représentant que vous souhaitez renommer (pour l’instant, il est possible que vous voyiez un numéro de vendeur Acomba suivi de @ et votre numéro de compte CentrixOne)
- Cliquez sur l’icône en forme de crayon situé à la droite du champ « nom d’utilisateur »
- Modifiez le nom de l’utilisateur
- Cliquez sur le bouton « renommer »
Note
Si vous modifiez le nom d'un utilisateur actif, il devra ensuite utiliser ce nouveau nom d'utilisateur pour se connecter au compte CentrixOne.Comment réinitialiser le service de synchronisation entre CentrixOne et Acomba ? #
Il peut arriver que le service de synchronisation entre CentrixOne et Acomba détecte une erreur et cesse de fonctionner.
Que ce soit parce que vous remarquez que les nouveaux clients et/ou les nouvelles factures ne sont plus envoyés vers CentrixOne ou parce que vous avez simplement remarqué un message d’erreur en ouvrant le service de synchronisation, la solution reste généralement la même.
Quel types d’erreurs peuvent survenir dans le service de synchronisation ?
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Plusieurs erreurs peuvent survenir, mais les 2 erreurs les plus courantes sont les suivantes :
- Un contact provenant d’Acomba a été supprimé de votre compte CentrixOne.
(Les factures qui ont été créées dans Acomba ne peuvent plus être envoyées vers CentrixOne, car le service de synchronisation ne trouve plus le contact.) - Un représentant (vendeur) a été supprimé de votre compte CentrixOne.
(Toutes les données qui lui sont associées dans Acomba ne peuvent plus être envoyées vers CentrixOne, car le service de synchronisation ne trouve plus le représentant en question.)
Comment vérifier si le service de synchronisation fonctionne correctement ?
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- Allez sur le serveur (ou le poste de travail) sur lequel sont installés la base de données Acomba et le service de synchronisation de CentrixOne.
- Ouvrez le service nommé Statut SyncAcomba_NomDeVotreCompagnie. Il devrait normalement y avoir une icône sur le Bureau. Il est toutefois possible qu’il est été déplacé dans un autre dossier.
- Vérifiez que l’état du service de synchronisation est à En fonction et que l’état de la synchronisation entre le CRM et Acomba est à Complétée avec succès. Si ce n’est pas le cas, cliquez sur Journal des événements pour la prochaine étape.
Lorsque le service ne fonctionne pas correctement, comment obtenir le code de l’erreur en cause ? #
Normalement, si vous remarquez que les nouveaux clients ou les nouvelles factures ne se synchronisent plus dans votre compte CentrixOne, cela veut dire que le statut du service de synchronisation est à ARRÊTÉ.
Le cas échéant, cliquez sur le Journal des événements pour voir les messages d’erreurs.
Voici un exemple d’un message d’erreur qui s’affiche lorsque quelque chose n’existe pas ou n’a pas été trouvé dans CentrixOne :
- Erreur de communication avec l’API. 500 Internal Server Error.
Lorsque le service de synchronisation détecte une erreur, il va simplement s’arrêter et il ne synchronisera plus de données entre CentrixOne et Acomba.
Cela peut, entre autres, survenir lorsque le service détecte une disparité entre les deux logiciels causées par une suppression inattendue de données.
Comment réparer le service de synchronisation ?
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La 1ère étape consiste à tenter de réinitialiser le service de synchronisation. C’est le même principe que lorsque vous redémarrez un ordinateur. Cette manipulation à généralement beaucoup de succès.
- Connectez-vous en tant qu’administrateur sur le serveur ou le poste de travail sur lequel sont installés la base de données Acomba et le service de synchronisation de CentrixOne.
- Ouvrez le logiciel de synchronisation nommé SyncAcomba. Vous devriez normalement avoir un icône sur le Bureau. Il est toutefois possible qu’il est été déplacé dans un autre dossier.
- Cliquez sur Arrête la synchronisation.
- Ouvrez l’application Bloc Note de votre ordinateur en tant qu’administrateur. Pour ce faire, il suffit de faire un clic droit sur l’icône du Bloc Note et de cliquez sur Ouvrir en tant qu’administrateur.
- Cliquez sur Fichier et Ouvrir dans le Bloc Note.
- Accédez au dossier d’installation du service de synchronisation nommé SyncAcomba. Normalement le dossier sera dans ProgramFiles(x86) et aura un sous-dossier appelé SyncAcomba_XXXX (où XXXX sera le nom de votre compagnie).
- Le Bloc Note ne pourra voir que les fichiers .txt, mais vous pouvez spécifier d’afficher tous les types de fichier. Une fois cela fait, vous devriez pouvoir trouver un fichier appelé SyncAcomba.ini. Ouvrez-le.
- Dans ce fichier, il devrait y avoir une ligne où c’est écrit resetacomba=0. Remplacez le 0 par 1.
- Sauvegardez et fermez le fichier SyncAcomba.ini.
- Retournez dans le service de synchronisation nommé SyncAcomba et cliquez sur Démarrer la synchronisation.
- Si la synchronisation se termine sans message d’erreur, alors votre service de synchronisation est réparé. Si, au contraire, le message d’erreur est toujours là ou qu’il y en a un nouveau, répétez les étapes 1 à 10, mais en remplaçant le 0 (à l’étape 8) par le chiffre 2 au lieu du chiffre 1.
Si, malgré toutes ces opérations, le problème persiste, veuillez envoyer un courriel à support@centrix.one.
Comment mettre à jour le synchronisateur Acomba ? #
Procédure
- Allez sur le serveur (ou le poste de travail) sur lequel sont installés la base de données Acomba et le service de synchronisation de CentrixOne.
- Ouvrez le service nommé SyncAcomba_NomDeVotreCompagnie. Il devrait normalement y avoir une icône sur le Bureau, mais il peut avoir été déplacé dans un autre dossier.
- À l’ouverture du service, un popup s’affichera pour indiquer une mise à jour. Dans le cas contraire, cliquez sur Versions pour activer le popup de mise à jour.
- Une fois que vous avez accepté de lancer la mise à jour. L’assistant d’installation s’ouvrira.
- Choisissez la langue désirée et cliquez sur OK.
- Cliquez sur Mettre à jour.
- Cliquez sur Suivant jusqu’à la fin.
Lien direct de téléchargement
Si vous n’arrivez pas à télécharger la mise à jour de la façon standard (ex : un code d’erreur apparaît à l’écran), veuillez utiliser le lien suivant pour démarrer le téléchargement autrement :
Vous pouvez continuer de travailler sur votre Acomba pendant la mise à jour. Aucune interruption de service n’est requise.
Comment vérifier l’état du service de synchronisation Acomba ? #
Pour commencer, vous devez ouvrir le synchronisateur Acomba (habituellement installé sur votre serveur).
Ensuite, vous devez vérifier l’état affiché dans la section « Acomba -> CRM », puis vérifier l’état affiché dans la section « CRM -> Acomba ».
Si les statuts affichent « complétée avec succès », alors aucun souci. Votre service de synchronisation est en parfait état.
Si vous voyez un autre statut, vous pouvez vérifier ce qui se passe en cliquant sur le lien « journal des événements ».
